Was ist ein KI-Sekretariat und wie funktioniert es?

Ein KI-Sekretariat von Vocalis AI ist ein virtueller Empfang, der jeden Anruf professionell entgegennimmt. Der Voice Agent begrüßt Anrufer, beantwortet häufige Fragen, nimmt Nachrichten auf und leitet dringende Anliegen weiter. Der Task Agent versendet Zusammenfassungen an das Team.

Ersetzt ein KI-Sekretariat meine Sekretärin komplett?

Vocalis AI ergänzt Ihr Team und fängt Anrufe auf, wenn niemand verfügbar ist — nach Feierabend, in der Mittagspause oder bei Krankheit. In vielen Kanzleien und Praxen ersetzt es den externen Telefonservice komplett und spart bis zu 70% der Kosten.

Was kostet ein virtuelles KI-Sekretariat?

Ab 0 EUR pro Monat mit dem Flex-Plan (0,50 EUR pro Minute). Vergleichen Sie das mit einem externen Telefonservice ab 150 EUR pro Monat oder einer Teilzeitkraft. 3-Stufen-Garantie: 48h Live, 30 Tage Geld zurück, monatlich kündbar.

Use Case

KI-Sekretariat — Ihr virtueller Empfang

3 KI-Agents nehmen jeden Anruf professionell an, beantworten häufige Fragen und leiten dringende Anliegen weiter — 24/7 besetzt, 70% günstiger als ein Telefonservice.

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Was ist ein KI-Sekretariat?

Ein KI-Sekretariat von Vocalis AI ist Ihr virtueller Empfang, der rund um die Uhr jeden Anruf professionell entgegennimmt. Der Voice Agent begrüßt Anrufer, beantwortet Standardfragen zu Öffnungszeiten, Preisen oder Verfügbarkeit und nimmt Nachrichten auf. Der Task Agent sendet Zusammenfassungen an Ihr Team und der Business Assistant gibt Ihnen jederzeit die Übersicht — von unterwegs per Messenger.

Das Problem

Kennen Sie das?

Kein Empfang bedeutet verpasste Chancen und unzufriedene Kunden.

Sekretärin krank oder im Urlaub

Krankheit, Urlaub, Elternzeit — plötzlich geht niemand ans Telefon. Kunden laufen ins Leere und rufen bei der Konkurrenz an.

Teure Personalkosten

Eine Vollzeit-Sekretärin kostet 3.000+ EUR monatlich, ein externer Telefonservice ab 150 EUR. Für kleine Kanzleien und Praxen oft zu viel.

Anrufe nach Feierabend

40% der Anrufe kommen außerhalb der Bürozeiten. Ohne Empfang gehen Aufträge, Termine und dringende Anfragen verloren.

Lückenhafter Informationsfluss

Zettelwirtschaft, vergessene Rückrufe, fehlende Notizen — wichtige Informationen kommen nicht beim richtigen Mitarbeiter an.

Die Lösung

3 KI-Agents als Ihr virtuelles Sekretariat

Von der Begrüßung bis zur Nachricht — vollautomatisch.

Voice Agent

Empfängt jeden Anrufer

Begrüßt professionell, beantwortet häufige Fragen, nimmt Nachrichten auf und leitet dringende Anliegen weiter.

✓ Professionelle Begrüßung
✓ FAQ-Beantwortung
✓ Nachrichtenaufnahme

Task Agent

Leitet Nachrichten weiter

Sendet Zusammenfassungen per SMS oder E-Mail an den richtigen Mitarbeiter. Rückruf-Erinnerungen inklusive.

✓ SMS-Zusammenfassung
✓ Rückruf-Erinnerung
✓ E-Mail-Benachrichtigung

Business Assistant

Alles im Blick von unterwegs

Alle Anrufe, Nachrichten und offene Rückrufe — per Messenger steuerbar, kein PC nötig.

✓ Anruf-Übersicht mobil
✓ Rückruf-Liste
✓ Nachrichten abrufen

Branchen

KI-Sekretariat für jede Branche

⚖

Anwaltskanzlei

Mandantenanfragen professionell entgegennehmen

📊

Steuerberater

Mandantenanrufe sortieren und priorisieren

📑

Wirtschaftsprüfer

Vertrauliche Anfragen diskret bearbeiten

📜

Notar

Beurkundungstermine und Anfragen verwalten

🩺

Arztpraxis

Patientenanrufe rund um die Uhr annehmen

📐

Architekturbüro

Bauherren-Anfragen und Termine koordinieren

In Zahlen

Messbare Ergebnisse

24/7

Besetzt

-70%

Telefonkosten

30s

Pro Anruf

Verpasste Anrufe

FAQ

Häufige Fragen

Klingt das KI-Sekretariat wie ein Roboter?

Nein. Vocalis AI nutzt die neueste Sprachsynthese-Technologie mit natürlicher Intonation, Pausen und Empathie. Anrufer berichten regelmäßig, dass sie nicht merken, mit einer KI zu sprechen.

Kann das KI-Sekretariat auch Termine buchen?

Ja. Der Voice Agent prüft den Kalender in Echtzeit und bucht Termine direkt im Gespräch. Unterstützt werden Google Calendar, Outlook, Calendly und 5.000+ weitere Apps über Webhooks.

Wie schnell ist das KI-Sekretariat einsatzbereit?

In 15 Minuten. Sie registrieren sich, wählen Ihre Branche, passen die Begrüßung an und aktivieren die Rufumleitung. Die KI lernt aus Ihrer Wissensdatenbank und wird mit jedem Anruf besser.