Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: Januar 2026

Inhaltsverzeichnis

  1. Verantwortlicher
  2. Übersicht der Datenverarbeitung
  3. Rechtsgrundlagen
  4. Verarbeitung von Audiodaten & Sprache
  5. KI-gestützte Datenverarbeitung
  6. Hosting und Infrastruktur
  7. Kontaktaufnahme
  8. Kundenkonto und Vertragsdaten
  9. Cookies und Tracking
  10. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter
  11. Internationale Datenübertragung
  12. Speicherdauer
  13. Ihre Rechte
  14. Datensicherheit
  15. Änderungen

1. Verantwortlicher

Jonas Reichert LLC

2880 W Oakland Park BLVD STE 225C

Oakland Park, Florida 33311, USA

E-Mail: info@vocalis-ai.de

Website: https://vocalis-ai.io

Für Anfragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter: datenschutz@vocalis-ai.de

2. Übersicht der Datenverarbeitung

Vocalis AI ist eine Enterprise-Plattform für KI-gestützte Voice Agents. Im Rahmen unserer Dienstleistung verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

Arten der verarbeiteten Daten

Kategorien betroffener Personen

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:

Rechtsgrundlage Anwendungsfall
Art. 6 Abs. 1 lit. a – Einwilligung Newsletter, Marketing, optionale Analysen
Art. 6 Abs. 1 lit. b – Vertragserfüllung Bereitstellung der Plattform, Kundenkonto, Support
Art. 6 Abs. 1 lit. c – Rechtliche Verpflichtung Aufbewahrungspflichten, Steuerdokumentation
Art. 6 Abs. 1 lit. f – Berechtigtes Interesse IT-Sicherheit, Betrugsprävention, Optimierung

4. Verarbeitung von Audiodaten & Sprache

Wichtiger Hinweis: Im Rahmen der Voice Agent Nutzung werden Audiodaten verarbeitet. Dies betrifft sowohl unsere Geschäftskunden als auch deren Endnutzer.

4.1 Art der Audioverarbeitung

Unsere Plattform verarbeitet Audiodaten in folgenden Schritten:

  1. Audioaufnahme: Erfassung der Spracheingabe über WebSocket-Verbindung
  2. Speech-to-Text (STT): Umwandlung der Audiodaten in Text mittels KI
  3. KI-Verarbeitung: Analyse und Generierung einer Antwort
  4. Text-to-Speech (TTS): Umwandlung der Textantwort in Sprache

4.2 Speicherung von Audiodaten

4.3 Verantwortlichkeit bei Endnutzer-Daten

Wenn Endnutzer mit den Voice Agents unserer Geschäftskunden interagieren:

5. KI-gestützte Datenverarbeitung

Vocalis AI nutzt verschiedene KI-Technologien zur Bereitstellung seiner Dienste:

5.1 Eingesetzte KI-Dienste

Dienst Anbieter Zweck Datenstandort
Speech-to-Text Deepgram Inc. Spracherkennung USA
Large Language Model OpenAI, Inc. Konversations-KI USA
Large Language Model Anthropic PBC Konversations-KI (Alternative) USA
Text-to-Speech Cartesia AI Sprachsynthese USA
Text-to-Speech ElevenLabs Inc. Sprachsynthese (Alternative) USA/EU

5.2 Automatisierte Entscheidungsfindung

Unsere Plattform nutzt automatisierte Verarbeitung für:

Diese automatisierten Entscheidungen haben keine rechtliche Wirkung auf natürliche Personen und dienen ausschließlich der Unterstützung unserer Geschäftskunden.

5.3 Keine Sentiment-Analyse

Vocalis AI führt keine automatisierte Sentiment-Analyse (Stimmungserkennung) durch. Gespräche werden nicht nach emotionaler Tönung klassifiziert. Es erfolgt keine Einstufung von Äußerungen als positiv, negativ oder neutral. Diese Maßnahme dient dem Schutz der Persönlichkeitsrechte der Gesprächsteilnehmer im Einklang mit den Grundsätzen der EU-KI-Verordnung (AI Act, Verordnung (EU) 2024/1689).

5.4 KI-Training

Ihre Daten werden NICHT für das Training von KI-Modellen verwendet. Alle eingesetzten KI-Dienste verwenden vortrainierte Modelle. Es erfolgt kein Fine-Tuning mit Kundendaten.

6. Hosting und Infrastruktur

6.1 Server-Standort

Unsere Plattform wird auf Servern in der Europäischen Union gehostet:

Primärer Hosting-Anbieter: Hostinger International Ltd.

Serverstandort: Deutschland / Europäische Union

Zertifizierungen: ISO 27001

6.2 Datenbanken

7. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular werden folgende Daten verarbeitet:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kommunikation)

Speicherdauer: Bis zur abschließenden Bearbeitung der Anfrage, bei Vertragsanbahnung gemäß handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

8. Kundenkonto und Vertragsdaten

8.1 Registrierung

Zur Nutzung unserer Plattform ist die Erstellung eines Kundenkontos erforderlich. Dabei werden verarbeitet:

8.2 Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über:

Wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten. Diese werden direkt bei Stripe verarbeitet.

9. Cookies und Tracking

9.1 Technisch notwendige Cookies

Folgende Cookies sind für den Betrieb der Website/Plattform erforderlich:

Cookie Zweck Speicherdauer
vocalis_v2_session Session-Verwaltung (HttpOnly) 7 Tage
vocalis_csrf CSRF-Schutz (Double-Submit) Session
cookie_consent Speicherung Ihrer Cookie-Präferenzen 1 Jahr

9.2 Analyse-Cookies (optional)

Mit Ihrer Einwilligung setzen wir folgende Analyse-Tools ein:

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unseren Cookie-Banner widerrufen.

9.3 PWA-Nutzungsdaten (Progressive Web App)

Unser Dashboard wird als Progressive Web App (PWA) bereitgestellt, die Sie auf Ihrem Gerät installieren können (Home-Screen-Icon, Standalone-Modus, Push-Benachrichtigungen). Zur Produktverbesserung und Stabilitäts-Sicherung erfassen wir technische Nutzungsdaten der installierten PWA.

Erfasste Daten:

Pseudonymisierung:

Wir speichern keine direkt identifizierbaren Nutzer-IDs in den Telemetry-Tabellen. Stattdessen wird pro Tag ein HMAC-SHA256-Hash aus Ihrer User-ID und einem rotierenden Server-Salt (90-Tage-Rotation) erzeugt (client_hash). Dieser Hash ist nicht reversibel ohne den Server-Salt und ermöglicht das Zählen aktiver Nutzer (DAU) ohne Profilbildung.

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an der Sicherstellung von Funktionalität, Sicherheit und Verbesserung unserer Software-Plattform). Eine Datenverwendung zu Marketing-Zwecken oder zur Profilbildung findet nicht statt.

Speicherdauer:

Widerspruchsrecht (Opt-Out):

Sie können die PWA-Telemetrie jederzeit deaktivieren, indem Sie in Ihrem Account unter Einstellungen → Datenschutz die Option "PWA-Nutzungsdaten freigeben" deaktivieren. Bei deaktivierter Telemetrie funktioniert die PWA uneingeschränkt — nur unsere Produkt- verbesserungs-Daten werden nicht erfasst. Plus: Browser-seitige Do-Not-Track-Einstellung wird respektiert.

Datenlöschung (Art. 17 DSGVO):

Bei einer Löschanfrage löschen wir alle Telemetrie-Daten, die über den Hash-Reverse-Lookup-Index Ihrer Benutzer-ID zugeordnet werden können. Pseudonymisierte Daten älter als 90 Tage sind technisch nicht mehr Ihrer Person zuordbar — diese verbleiben in anonymisierter Aggregation in den Tages-Snapshots (DSGVO konform, da keine Reidentifizierung möglich).

9.4 Web-Push-Benachrichtigungen (Progressive Web App)

Wenn Sie unsere PWA auf Ihrem Gerät installiert haben (iOS Safari ab 16.4, Android Chrome/Firefox/Edge), können Sie Push-Benachrichtigungen aktivieren, um sofort über verpasste Anrufe, neue Termine, heiße Leads oder Mitarbeiter-Übergaben informiert zu werden — auch wenn die App geschlossen ist.

Erfasste Daten:

Zweck und Rechtsgrundlage (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO):

Versand betrieblich relevanter Benachrichtigungen über die Web-Push-API (RFC 8030). Die Verarbeitung erfolgt ausschließlich auf Grundlage Ihrer ausdrücklichen Einwilligung — die Sie jederzeit über die Browser-Einstellungen (Benachrichtigungen → Vocalis → Blockieren) ODER über die App-Einstellung „Push-Benachrichtigungen deaktivieren" widerrufen können.

Inhalt der Nachrichten:

Push-Nachrichten enthalten keine vollständigen Telefonnummern oder vollen Klarnamen — Nummern werden auf die letzten 4 Stellen maskiert („…2363"), Kontakte mit Vornamen abgekürzt. Dies schützt Sie auf dem Sperrbildschirm vor Mitlesen durch Dritte.

Push-Provider als Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO):

Die Push-Nachrichten werden über die Push-Provider Ihres Browsers/Geräts zugestellt — Vocalis hat darauf keinen Einfluss:

Die Nachrichten sind Ende-zu-Ende-verschlüsselt (VAPID + ECDH p256dh) — die Provider sehen nur den Endpoint und verschlüsselte Bytes, keinen Klartext. Übermittlung in die USA basiert auf den EU-US Data Privacy Framework (EU-Angemessenheitsbeschluss seit 10.07.2023).

Speicherort der Subscription-Metadaten:

Endpoint, Keys, Gerätelabel und Statistik werden ausschließlich in unserer PostgreSQL-Datenbank in Deutschland (Hetzner Cloud, Falkenstein) gespeichert. Row-Level-Security stellt sicher, dass nur Ihre Organisation Zugriff hat.

Speicherdauer:

Widerruf (Art. 7 Abs. 3 DSGVO):

Sie können die Einwilligung jederzeit widerrufen — entweder über Browser-Settings (Site-Settings → Benachrichtigungen → Blockieren), über die App-Funktion „Push deaktivieren" ODER per E-Mail an datenschutz@vocalis-ai.io. Der Widerruf wirkt nur für die Zukunft.

10. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter

Wir arbeiten mit folgenden Dienstleistern zusammen:

Anbieter Dienst Datenkategorie Standort
Hostinger Server-Hosting Alle Plattformdaten EU
Deepgram Speech-to-Text Audiodaten USA
OpenAI LLM Textdaten USA
Cartesia AI Text-to-Speech Textdaten USA
Stripe Zahlungen Zahlungsdaten USA/EU
Brevo (Sendinblue) E-Mail-Versand E-Mail-Adressen EU

Mit allen Auftragsverarbeitern wurden entsprechende Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

11. Internationale Datenübertragung

Da einige unserer Dienstleister (insbesondere KI-Anbieter) in den USA ansässig sind, erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA.

Schutzmaßnahmen

12. Speicherdauer

Datenkategorie Speicherdauer Grundlage
Vertragsdaten 10 Jahre nach Vertragsende Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht
Rechnungsdaten 10 Jahre Steuerrechtliche Pflicht
Gesprächstranskripte 90 Tage (Standard) oder kundenspezifisch Vertrag / berechtigtes Interesse
Audiodaten Keine dauerhafte Speicherung Echtzeitverarbeitung
Log-Dateien 30 Tage IT-Sicherheit
Kontaktanfragen 3 Jahre nach letztem Kontakt Berechtigtes Interesse

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

13.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.

13.2 Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

13.3 Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13.4 Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

13.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

13.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.

13.7 Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

13.8 Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes oder Aufenthaltsorts.

Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie bitte an:

E-Mail: datenschutz@vocalis-ai.de

Wir werden Ihre Anfrage innerhalb eines Monats bearbeiten.

14. Datensicherheit

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unseres Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, werden wir Sie per E-Mail informieren.

Stand: Januar 2026 | Version 1.0

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