Datenschutzerklärung

Zuletzt aktualisiert: Januar 2026

Inhaltsverzeichnis

  1. Verantwortlicher
  2. Übersicht der Datenverarbeitung
  3. Rechtsgrundlagen
  4. Verarbeitung von Audiodaten & Sprache
  5. KI-gestützte Datenverarbeitung
  6. Hosting und Infrastruktur
  7. Kontaktaufnahme
  8. Kundenkonto und Vertragsdaten
  9. Cookies und Tracking
  10. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter
  11. Internationale Datenübertragung
  12. Speicherdauer
  13. Ihre Rechte
  14. Datensicherheit
  15. Änderungen

1. Verantwortlicher

Jonas Reichert LLC

2880 W Oakland Park BLVD STE 225C

Oakland Park, Florida 33311, USA

E-Mail: info@vocalis-ai.de

Website: https://vocalis-ai.io

Für Anfragen zum Datenschutz erreichen Sie uns unter: datenschutz@vocalis-ai.de

2. Übersicht der Datenverarbeitung

Vocalis AI ist eine Enterprise-Plattform für KI-gestützte Voice Agents. Im Rahmen unserer Dienstleistung verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

Arten der verarbeiteten Daten

Kategorien betroffener Personen

3. Rechtsgrundlagen

Die Verarbeitung personenbezogener Daten erfolgt auf Basis folgender Rechtsgrundlagen der DSGVO:

Rechtsgrundlage Anwendungsfall
Art. 6 Abs. 1 lit. a – Einwilligung Newsletter, Marketing, optionale Analysen
Art. 6 Abs. 1 lit. b – Vertragserfüllung Bereitstellung der Plattform, Kundenkonto, Support
Art. 6 Abs. 1 lit. c – Rechtliche Verpflichtung Aufbewahrungspflichten, Steuerdokumentation
Art. 6 Abs. 1 lit. f – Berechtigtes Interesse IT-Sicherheit, Betrugsprävention, Optimierung

4. Verarbeitung von Audiodaten & Sprache

Wichtiger Hinweis: Im Rahmen der Voice Agent Nutzung werden Audiodaten verarbeitet. Dies betrifft sowohl unsere Geschäftskunden als auch deren Endnutzer.

4.1 Art der Audioverarbeitung

Unsere Plattform verarbeitet Audiodaten in folgenden Schritten:

  1. Audioaufnahme: Erfassung der Spracheingabe über WebSocket-Verbindung
  2. Speech-to-Text (STT): Umwandlung der Audiodaten in Text mittels KI
  3. KI-Verarbeitung: Analyse und Generierung einer Antwort
  4. Text-to-Speech (TTS): Umwandlung der Textantwort in Sprache

4.2 Speicherung von Audiodaten

4.3 Verantwortlichkeit bei Endnutzer-Daten

Wenn Endnutzer mit den Voice Agents unserer Geschäftskunden interagieren:

5. KI-gestützte Datenverarbeitung

Vocalis AI nutzt verschiedene KI-Technologien zur Bereitstellung seiner Dienste:

5.1 Eingesetzte KI-Dienste

Dienst Anbieter Zweck Datenstandort
Speech-to-Text Deepgram Inc. Spracherkennung USA
Large Language Model OpenAI, Inc. Konversations-KI USA
Large Language Model Anthropic PBC Konversations-KI (Alternative) USA
Text-to-Speech Cartesia AI Sprachsynthese USA
Text-to-Speech ElevenLabs Inc. Sprachsynthese (Alternative) USA/EU

5.2 Automatisierte Entscheidungsfindung

Unsere Plattform nutzt automatisierte Verarbeitung für:

Diese automatisierten Entscheidungen haben keine rechtliche Wirkung auf natürliche Personen und dienen ausschließlich der Unterstützung unserer Geschäftskunden.

5.3 KI-Training

Ihre Daten werden NICHT für das Training von KI-Modellen verwendet. Alle eingesetzten KI-Dienste verwenden vortrainierte Modelle. Es erfolgt kein Fine-Tuning mit Kundendaten.

6. Hosting und Infrastruktur

6.1 Server-Standort

Unsere Plattform wird auf Servern in der Europäischen Union gehostet:

Primärer Hosting-Anbieter: Hostinger International Ltd.

Serverstandort: Deutschland / Europäische Union

Zertifizierungen: ISO 27001

6.2 Datenbanken

7. Kontaktaufnahme

Bei Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular werden folgende Daten verarbeitet:

Rechtsgrundlage: Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO (vorvertragliche Maßnahmen) oder Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO (berechtigtes Interesse an Kommunikation)

Speicherdauer: Bis zur abschließenden Bearbeitung der Anfrage, bei Vertragsanbahnung gemäß handelsrechtlichen Aufbewahrungsfristen.

8. Kundenkonto und Vertragsdaten

8.1 Registrierung

Zur Nutzung unserer Plattform ist die Erstellung eines Kundenkontos erforderlich. Dabei werden verarbeitet:

8.2 Zahlungsabwicklung

Die Zahlungsabwicklung erfolgt über:

Wir speichern keine vollständigen Kreditkartendaten. Diese werden direkt bei Stripe verarbeitet.

9. Cookies und Tracking

9.1 Technisch notwendige Cookies

Folgende Cookies sind für den Betrieb der Website/Plattform erforderlich:

Cookie Zweck Speicherdauer
session_id Session-Verwaltung Session
auth_token Authentifizierung 7 Tage
csrf_token Sicherheit Session
cookie_consent Speicherung Ihrer Cookie-Präferenzen 1 Jahr

9.2 Analyse-Cookies (optional)

Mit Ihrer Einwilligung setzen wir folgende Analyse-Tools ein:

Sie können Ihre Einwilligung jederzeit über unseren Cookie-Banner widerrufen.

10. Drittanbieter und Auftragsverarbeiter

Wir arbeiten mit folgenden Dienstleistern zusammen:

Anbieter Dienst Datenkategorie Standort
Hostinger Server-Hosting Alle Plattformdaten EU
Deepgram Speech-to-Text Audiodaten USA
OpenAI LLM Textdaten USA
Cartesia AI Text-to-Speech Textdaten USA
Stripe Zahlungen Zahlungsdaten USA/EU
Brevo (Sendinblue) E-Mail-Versand E-Mail-Adressen EU

Mit allen Auftragsverarbeitern wurden entsprechende Verträge nach Art. 28 DSGVO geschlossen.

11. Internationale Datenübertragung

Da einige unserer Dienstleister (insbesondere KI-Anbieter) in den USA ansässig sind, erfolgt eine Übermittlung personenbezogener Daten in die USA.

Schutzmaßnahmen

12. Speicherdauer

Datenkategorie Speicherdauer Grundlage
Vertragsdaten 10 Jahre nach Vertragsende Handelsrechtliche Aufbewahrungspflicht
Rechnungsdaten 10 Jahre Steuerrechtliche Pflicht
Gesprächstranskripte 90 Tage (Standard) oder kundenspezifisch Vertrag / berechtigtes Interesse
Audiodaten Keine dauerhafte Speicherung Echtzeitverarbeitung
Log-Dateien 30 Tage IT-Sicherheit
Kontaktanfragen 3 Jahre nach letztem Kontakt Berechtigtes Interesse

13. Ihre Rechte

Sie haben nach der DSGVO folgende Rechte:

13.1 Auskunftsrecht (Art. 15 DSGVO)

Sie können Auskunft über Ihre bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten verlangen.

13.2 Berichtigungsrecht (Art. 16 DSGVO)

Sie können die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen.

13.3 Löschungsrecht (Art. 17 DSGVO)

Sie können die Löschung Ihrer Daten verlangen, sofern keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entgegenstehen.

13.4 Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)

Sie können die Einschränkung der Verarbeitung Ihrer Daten verlangen.

13.5 Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)

Sie haben das Recht, Ihre Daten in einem strukturierten, maschinenlesbaren Format zu erhalten.

13.6 Widerspruchsrecht (Art. 21 DSGVO)

Sie können der Verarbeitung Ihrer Daten auf Basis berechtigter Interessen widersprechen.

13.7 Widerruf der Einwilligung (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Erteilte Einwilligungen können Sie jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen.

13.8 Beschwerderecht

Sie haben das Recht, sich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist die Aufsichtsbehörde Ihres Wohnsitzes oder Aufenthaltsorts.

Anfragen zu Ihren Rechten richten Sie bitte an:

E-Mail: datenschutz@vocalis-ai.de

Wir werden Ihre Anfrage innerhalb eines Monats bearbeiten.

14. Datensicherheit

Wir setzen umfangreiche technische und organisatorische Maßnahmen zum Schutz Ihrer Daten ein:

15. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir behalten uns vor, diese Datenschutzerklärung anzupassen, um sie an geänderte Rechtslagen oder Änderungen unseres Dienstes anzupassen. Die aktuelle Version finden Sie stets auf dieser Seite.

Bei wesentlichen Änderungen, die Ihre Rechte betreffen, werden wir Sie per E-Mail informieren.

Stand: Januar 2026 | Version 1.0

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