Notariat / Notar

Während der Beurkundung erreicht der Mandant nur die Mailbox

Vocalis ist Ihr KI-Telefonassistent mit drei Agents: Der Voice Agent nimmt jeden Anruf verschwiegen an, ordnet das Anliegen (Kaufvertrag, Erbschaft, GmbH-Gründung, Vorsorgevollmacht) zu und vereinbart Termine. Der Task Agent legt den Vorgang an und benachrichtigt das richtige Dezernat. Den Business Assistent steuern Sie diskret per Messenger - auch während eines laufenden Beurkundungstermins.

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Antwort

Was ist ein KI-Telefonassistent für Notariat / Notar?

Ein KI-Telefonassistent fürs Notariat ist eine Sprachsoftware, die Mandantenanrufe annimmt, wenn das Sekretariat gerade in einem Beurkundungstermin gebunden ist oder die Leitung besetzt ist. Sie nimmt das Anliegen entgegen, ordnet es richtig zu (Immobilienkaufvertrag, Erbschaft, Gesellschaftsgründung, Beglaubigung) und vereinbart einen Termin - ohne dass vertrauliche Inhalte preisgegeben werden. Für ein Notariat ist das besonders sensibel, weil Sie der Verschwiegenheitspflicht nach § 18 BNotO unterliegen: Deshalb läuft Vocalis ausschließlich auf Servern in Frankfurt, speichert Gespräche als Volltext-Transkript statt als Audio, trainiert keine KI mit den Daten und wird über einen Auftragsverarbeitungsvertrag (AVV) abgesichert. So sind Sie auch bei vollem Terminkalender erreichbar, ohne den Schutz der Mandantendaten zu gefährden.

In Zahlen

Messbare Ergebnisse für Ihr Notariat

24/7
Erreichbarkeit
<2s
Antwortzeit
60
Branchen
100%
DSGVO-konform
ROI

Was bringt Vocalis AI Ihr Notariat?

Ein Notariat verpasst während Beurkundungsterminen und Stoßzeiten täglich mehrere Anrufe. Eine einzige verlorene Anfrage zu einem Immobilienkaufvertrag kann mehrere tausend Euro an Gebühren bedeuten.

2.500+ EUR

mögliche Gebühren pro Beurkundungsmandat, das sonst beim erreichbaren Notariat landet

100%

verschwiegene Anrufannahme - DE-Hosting, Transkript statt Audio, AVV nach § 18 BNotO

-60%

weniger Telefon-Unterbrechungen im Sekretariat während laufender Beurkundungen

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FAQ

Häufige Fragen

Ja. Ob Sie mit XNotar, RA-MICRO Notariat, AnNoText, TriNotar oder NoRA arbeiten - der Voice Agent erfasst das Anliegen und die Mandantendaten im Gespräch, der Task Agent legt den Vorgang an oder trägt den Termin in Ihren Kalender ein. So muss das Sekretariat nach einem Beurkundungstermin nicht erst eine Liste an Rückrufen abarbeiten.
Das ist der Kern unseres Angebots für Notariate: Alle Daten liegen auf Servern in Frankfurt, jedes Gespräch wird ausschließlich als Volltext-Transkript gespeichert (kein Audio-Mitschnitt), wir trainieren keinerlei KI mit Ihren Mandantendaten und Sie erhalten einen Auftragsverarbeitungsvertrag. Der Voice Agent ist zudem so konfiguriert, dass er Anliegen aufnimmt, ohne vertrauliche Details gegenüber Dritten preiszugeben.
Ja. Der Voice Agent unterscheidet zwischen Immobilienkaufvertrag, Grundschuldbestellung, Erbschaft und Testament, GmbH-Gründung, Vorsorgevollmacht oder Beglaubigung und leitet den qualifizierten Vorgang an das zuständige Dezernat oder den richtigen Mitarbeiter weiter - statt unsortierter Mailbox-Nachrichten.
Vollständig. Vocalis erfüllt DSGVO und EU AI Act, hostet ausschließlich in Frankfurt, speichert Transkripte statt Audio und schließt mit Ihnen einen AVV. Für ein Notariat, das berufsrechtlich besonders streng gebunden ist, sind das genau die Punkte, die in einer Kanzleiprüfung zählen.
Sie beginnen mit Flex zu 0 EUR Grundgebühr und 0,50 EUR pro Gesprächsminute. Bei höherem Aufkommen passen Starter (59 EUR, 150 Minuten) oder Business (149 EUR, 500 Minuten) im Monat. Auf Wunsch gibt es eine Managed-Variante mit Einrichtung und IT-Anbindung für 99 EUR plus 0,18 EUR pro Minute. Monatlich kündbar.
Der Voice Agent spricht ruhig und sachlich in unter 500 Millisekunden Reaktionszeit, in sechs Sprachen. Der Ton ist auf die Erwartung von Notariatsmandanten abgestimmt - zurückhaltend und korrekt, nicht werblich. Entscheidend ist, dass ein wichtiges Anliegen sofort aufgenommen wird, statt unbeantwortet auf der Mailbox zu liegen.

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