Ergotherapie

Während der Behandlung kann niemand abheben

Sie sitzen mit einem Kind in der Therapieeinheit, und im Empfang klingelt es durch, Patienten, Verordnungs-Rückfragen, Erstanfragen. Drei KI-Agents nehmen die Anrufe an, vergeben und verschieben Termine und behandeln jede sensible Patienteninformation als reines Text-Transkript auf deutschen Servern.

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Antwort

Was ist ein KI-Telefonassistent für Ergotherapie?

Ein KI-Telefonassistent für die Ergotherapie-Praxis ist ein digitaler Mitarbeiter, der ans Telefon geht, wenn Sie und Ihre Therapeutinnen in der Behandlung sind und nicht abnehmen können. Er vergibt, verschiebt und sagt Termine ab, beantwortet wiederkehrende Fragen zu Verordnung, Zuzahlung und Ablauf und nimmt Erstanfragen strukturiert auf. Das ist in der Ergotherapie besonders wertvoll, weil eine Therapieeinheit volle Aufmerksamkeit verlangt: Sie können nicht mitten in der Arbeit mit einem Patienten ans Telefon, und gleichzeitig sind Heilmittel-Termine eng getaktet, sodass jeder verpasste Anruf zu Leerlauf oder einem unbesetzten Slot führt. Weil es um Gesundheitsdaten geht, läuft alles besonders datenschutzsensibel: Die Server stehen in Frankfurt, gespeichert wird ausschließlich ein Text-Transkript statt einer Tonaufnahme, und es findet kein KI-Training auf Patientendaten statt. So bleibt Ihre Praxis durchgehend erreichbar, ohne dass die Behandlung leidet.

In Zahlen

Messbare Ergebnisse für Ihre Praxis

24/7
Erreichbarkeit
<2s
Antwortzeit
60
Branchen
100%
DSGVO-konform
ROI

Was bringt Vocalis AI Ihre Praxis?

Eine Ergotherapie-Praxis verpasst während der Behandlungszeiten leicht 8 bis 12 Anrufe pro Tag. Jeder unbesetzte Heilmittel-Slot ist verlorener Umsatz, der sich pro Woche summiert.

-80%

weniger verpasste Anrufe während der Therapie

24/7

Terminvergabe auch nach Praxisschluss

+100%

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FAQ

Häufige Fragen

Ja. Er greift auf Ihren Kalender zu, bietet freie Zeiten an, bucht den Termin und schickt eine Bestätigung per SMS oder E-Mail. Auch das Verschieben oder Absagen eines bestehenden Termins erledigt er, was bei eng getakteten Heilmittel-Slots gerade die unbesetzten Lücken reduziert. So bleibt Ihr Terminplan voll, ohne dass jemand am Empfang ständig zum Hörer greifen muss.
Vocalis synchronisiert sich mit Google Kalender und Outlook und lässt sich über Webhooks und n8n an Praxis- und Terminsysteme wie Optica Viva, Henara, thevea, iPrax oder Synaptos anbinden. So fließen Terminbuchungen in Ihre gewohnte Verwaltung, statt parallel gepflegt zu werden. Die eigentliche Heilmittel-Abrechnung bleibt in Ihrer Praxissoftware, der Assistent kümmert sich um Telefon und Termine.
Sehr streng. Die Server stehen in Frankfurt, jedes Gespräch wird ausschließlich als Text-Transkript gespeichert, es entsteht keine Audioaufnahme, und Patientendaten werden niemals zum Training der KI verwendet. Den Auftragsverarbeitungsvertrag bekommen Sie inklusive, und die Schriftform-Speicherung trägt der ärztlichen und therapeutischen Schweigepflicht Rechnung. Damit erfüllen Sie die besonderen Anforderungen an Gesundheitsdaten nach Artikel 9 DSGVO.
Mit Flex starten Sie für 0 Euro im Monat und zahlen nur 0,50 Euro pro Minute, gut für kleine Praxen zum Einstieg. Der Starter kostet 59 Euro im Monat mit 150 Freiminuten, was für viele Einzelpraxen passt. Größere Praxen mit mehreren Therapeutinnen nehmen Business für 149 Euro mit 500 Minuten. Sie testen 14 Tage gratis, ohne Kreditkarte.
Ja. Wiederkehrende Fragen, etwa zur gültigen Verordnung, zur gesetzlichen Zuzahlung, zu mitzubringenden Unterlagen oder zum Ablauf der ersten Einheit, beantwortet er auf Basis der Informationen, die Sie hinterlegen. Komplexere oder individuelle Anliegen hält er als Rückruf-Notiz für Sie fest. So entlasten Sie Ihren Empfang von den immer gleichen Standardfragen.
Der Voice Agent spricht ruhiges, natürliches Deutsch, lässt dem Anrufer Zeit und fragt freundlich nach, wenn etwas unklar ist. Gerade ältere Patienten oder Eltern, die für ihr Kind anrufen, kommen damit gut zurecht, weil er nicht hetzt und keine Tastenmenüs verlangt. Sie können Begrüßung und Tonfall an den Charakter Ihrer Praxis anpassen.

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