Jedes Objekt. Jede Wohnung. Jeder Schaden — unter Kontrolle.
3 KI-Agents nehmen Schadensmeldungen an, tracken den Status jeder Wohnung und koordinieren Handwerker — ob 10 oder 1.000 Einheiten.
Was ist ein KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen?
Ein KI-Telefonassistent für Hausverwaltungen erfasst Schadensmeldungen von Mietern, koordiniert Handwerkertermine und beantwortet Fragen zu Nebenkosten und Hausordnung. Der Voice Agent nimmt jeden Anruf an, der Task Agent erstellt Schadenstickets und beauftragt Handwerker. Der Business Assistant zeigt offene Fälle pro Objekt per App.
Wie verbessert Vocalis AI die Mieter-Kommunikation?
Mieter erreichen die Hausverwaltung oft nicht — lange Wartezeiten führen zu Frust und Beschwerden. Vocalis AI beantwortet jeden Anruf in unter 2 Sekunden, erfasst Anliegen strukturiert und gibt automatisch Status-Updates zu laufenden Reparaturen per SMS. Die Mieterzufriedenheit steigt, das Büroteam wird spürbar entlastet.
Kennen Sie das?
Mieter erwarten sofortige Reaktion — doch Ihr Telefon klingelt ständig und Schäden stapeln sich.
Mieter-Beschwerden ohne Ende
Heizung defekt, Nachbarlärm, Aufzug ausgefallen — jeder Anruf ist dringend, und Sie können nicht alle gleichzeitig bedienen.
Schadensmeldungen am Wochenende
Wasserrohrbruch am Samstagabend? Ohne Erreichbarkeit eskalieren Schäden — und die Kosten steigen exponentiell.
Kein Überblick über Objekte
200 Wohnungen, 15 offene Schäden, 8 laufende Handwerker-Aufträge — welcher Schaden in welcher Wohnung hat welchen Status? Ohne System verlieren Sie den Überblick und Mieter werden ungeduldig.
Handwerker-Koordination chaotisch
Wer ist verfügbar? Wann kommt der Handwerker? Wurde der Mieter informiert? Ohne System gehen Details verloren.
3 KI-Agents. 0 verpasste Anfragen.
Vocalis AI arbeitet weiter, wenn der Anruf endet — Schadensmeldungen, Handwerker und Mieter-Updates laufen automatisch.
Nimmt jede Meldung an
24/7 erreichbar. Nimmt Schadensmeldungen auf und ordnet sie automatisch dem richtigen Objekt und der richtigen Wohnung zu. Bewertet die Dringlichkeit, gibt Status-Auskünfte zu laufenden Schäden und plant Rückrufe.
- ✓ Schadensmeldung mit automatischer Objekt-Zuordnung
- ✓ Status-Auskunft zu laufenden Schäden pro Wohnung
- ✓ Dringlichkeits-Triage (Wasserrohrbruch vs. Glühbirne)
Erledigt die Nacharbeit
Nach jeder Meldung: Schaden im Schadens-Dashboard erfassen — automatisch dem richtigen Objekt, Stockwerk und Mieter zugeordnet. Handwerker benachrichtigen, Mieter-Status-SMS, lückenlose Protokollierung für die Nebenkostenabrechnung.
- ✓ Schadens-Dashboard — Schaden→Objekt→Wohnung automatisch zugeordnet
- ✓ Handwerker-Koordination mit Termin & Status-Tracking
- ✓ Lückenlose Protokolle für Nebenkostenabrechnung
Ihre Objekte in der Hosentasche
Von unterwegs: Alle Objekte auf einen Blick. Offene Schäden pro Gebäude, Handwerker-Status, Mieter-Zufriedenheit — Ihr gesamtes Portfolio in der Hosentasche. Entscheidungen treffen, ohne ins Büro zu müssen.
- ✓ Portfolio-Dashboard — alle Objekte & offene Schäden
- ✓ Handwerker-Aufträge freigeben von unterwegs
- ✓ Mieter-Kommunikation per Klick
Alle anderen hören auf wenn der Anruf endet.
Ein Mieter ruft an wegen Wasserfleck an der Decke. 60 Sekunden später ist der Schaden dem richtigen Objekt und der richtigen Wohnung zugeordnet, der Handwerker beauftragt, und der Mieter per SMS informiert.
Anruf
Schadensmeldung mit automatischer Objekt- & Wohnungszuordnung
Automatisch danach
Schadens-Dashboard aktualisiert, Handwerker beauftragt, Mieter-SMS
Von unterwegs
Alle Objekte im Blick, Handwerker-Status, Freigaben erteilen
Speziell für Hausverwaltungen entwickelt
Vocalis AI kennt den Verwaltungsalltag — von Schadensmeldungen über Handwerker-Koordination bis zur Nebenkostenauskunft.
- ✓ Schadens-Dashboard — Jedes Objekt, jede Wohnung, jeder Schaden hat einen Status. Von 'gemeldet' über 'Handwerker beauftragt' bis 'erledigt' — alles nachverfolgbar
- ✓ Automatische Objekt-Zuordnung — Mieter meldet 'Wasserschaden Mozartstr. 12, 3. OG' — die KI ordnet automatisch dem richtigen Objekt und der richtigen Einheit zu
- ✓ Handwerker-Koordination — Verfügbare Handwerker automatisch anfragen, Termin koordinieren, Mieter informieren — ohne Telefon-Ping-Pong
- ✓ Mieter-Status-Updates — Mieter erhalten automatisch SMS wenn sich der Status ihres Schadens ändert — weniger Nachfrage-Anrufe
- ✓ Nebenkostenabrechnung-Ready — Alle Vorgänge lückenlos dokumentiert, exportierbar für die jährliche Abrechnung
- ✓ Skalierbar: 10 bis 1.000 Einheiten — Ob Einzelobjekt oder Portfolio — die gleiche Übersicht, die gleiche Effizienz
Whg. 1 OG: Heizung defekt — Heizung Müller bestätigt für morgen 10:00
Whg. EG: Klingel kaputt — noch kein Handwerker
Verbindet sich mit Ihrer bestehenden Verwaltungssoftware
Kein Systemwechsel nötig — Vocalis AI arbeitet nahtlos mit Ihrer Verwaltungssoftware, Ticketsystemen und Kalendern zusammen.
Verwaltungssoftware
Haufe, iX-Haus, casavi — Vocalis integriert sich über Webhooks und API mit Ihrer bestehenden Hausverwaltungssoftware.
Kalender-Sync
Google Calendar, Outlook, Calendly, Cal.com — Termine landen direkt in Ihrem Kalender. Echtzeit, bidirektional.
5.000+ Apps via N8N
Webhooks, REST API, N8N-Automationen — verbinden Sie Vocalis mit jedem Tool, das Sie bereits nutzen.
Einrichtung in 15 Minuten · Keine IT-Kenntnisse nötig · Ihre Daten bleiben in Deutschland
Erleben Sie einen echten Demo-Anruf: Ein Mieter meldet einen Wasserschaden — und der KI-Agent koordiniert alles automatisch.
Demo-Anruf anhörenMessbare Ergebnisse für Ihre Verwaltung
Was bringt Vocalis AI Ihrer Verwaltung?
Eine Hausverwaltung mit 500 Einheiten spart durch automatisierte Schadensmeldung und Handwerker-Koordination 20+ Stunden pro Woche.
weniger Nachfrage-Anrufe — Mieter sehen den Status ihres Schadens
pro Woche gespart durch automatisierte Koordination
Monatliche Effizienzgewinne durch Entity-Management
Transparent und fair
14 Tage kostenlos testen. Keine Kreditkarte nötig. Jederzeit kündbar.
Starter
- 1 KI-Agent (Voice)
- Schadensmeldungen
- 250 Minuten inkl.
- E-Mail Support
Growth
- Voice + Task Agent
- CRM & Automatisierung
- 500 Minuten inkl.
- Handwerker-Koordination
- Priority Support
Customized Agent
- Für grosse Portfolios (500+ Einheiten)
- Hausverwaltungs-Software-Integration
- Eigene Entity-Logik
- Multi-Standort
- Dedicated Account Manager
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