Vocalis AI
gemäß Art. 28 Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)
Dieser Auftragsverarbeitungsvertrag ergänzt die Allgemeinen Geschäftsbedingungen und die Datenschutzerklärung von Vocalis AI und regelt die Verarbeitung personenbezogener Daten im Auftrag des Kunden.
Der Kunde, der sich bei Vocalis AI registriert und die Plattform nutzt (nachfolgend „Verantwortlicher" oder „Auftraggeber").
Die Angaben des Verantwortlichen ergeben sich aus der Registrierung und dem Kundenkonto.
Jonas Reichert LLC
(nachfolgend „Auftragsverarbeiter" oder „Vocalis AI")
E-Mail: info@vocalis-ai.de
Verantwortlicher und Auftragsverarbeiter werden nachfolgend einzeln auch als „Partei" und gemeinsam als „Parteien" bezeichnet.
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten im Auftrag des Verantwortlichen im Rahmen der Bereitstellung der Vocalis AI Voice Agent Plattform. Die Einzelheiten der Datenverarbeitung, insbesondere die Art der Daten und der Kreis der Betroffenen, ergeben sich aus diesem Vertrag.
Dieser AVV gilt für die gesamte Dauer des Hauptvertrags (Nutzung der Vocalis AI Plattform gemäß den AGB) und endet automatisch mit dessen Beendigung, sofern nicht einzelne Bestimmungen eine längere Geltung vorsehen.
Die Verarbeitung umfasst folgende Tätigkeiten:
Die Datenverarbeitung erfolgt ausschließlich zu folgenden Zwecken:
Hinweis: Eine Verarbeitung zu anderen Zwecken, insbesondere zu eigenen Zwecken des Auftragsverarbeiters, findet nicht statt. Die Daten des Verantwortlichen werden nicht für das Training von KI-Modellen verwendet.
| Datenkategorie | Beispiele | Verarbeitung |
|---|---|---|
| Audiodaten | Sprachaufnahmen der Anrufe | Echtzeitverarbeitung, keine dauerhafte Speicherung |
| Transkriptionen | Textprotokolle der Gespräche | Speicherung gemäß Kundeneinstellung (Standard: 90 Tage) |
| Kontaktdaten | Telefonnummer, ggf. Name des Anrufers | Speicherung für Gesprächszuordnung |
| Metadaten | Anrufzeit, Dauer, Status | Speicherung für Analyse und Abrechnung |
| Gesprächsinhalte | Alle im Gespräch mitgeteilten Informationen | Je nach Konfiguration |
Die Verarbeitung besonderer Kategorien personenbezogener Daten gemäß Art. 9 DSGVO (z.B. Gesundheitsdaten) ist grundsätzlich nicht vorgesehen. Sollte der Verantwortliche Voice Agents für Use Cases einsetzen, bei denen solche Daten verarbeitet werden könnten, ist er verpflichtet:
Der Auftragsverarbeiter verarbeitet personenbezogene Daten ausschließlich auf dokumentierte Weisung des Verantwortlichen, es sei denn, er ist durch Unionsrecht oder das Recht der Mitgliedstaaten zur Verarbeitung verpflichtet. In diesem Fall teilt der Auftragsverarbeiter dem Verantwortlichen diese rechtlichen Anforderungen vor der Verarbeitung mit, sofern das Recht dies nicht wegen eines wichtigen öffentlichen Interesses verbietet.
Weisungen: Der Verantwortliche kann Weisungen schriftlich, per E-Mail oder über die Funktionen der Plattform erteilen. Mündliche Weisungen sind unverzüglich schriftlich zu bestätigen.
Der Auftragsverarbeiter gewährleistet, dass sich die zur Verarbeitung der personenbezogenen Daten befugten Personen zur Vertraulichkeit verpflichtet haben oder einer angemessenen gesetzlichen Verschwiegenheitspflicht unterliegen.
Der Auftragsverarbeiter trifft alle erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO. Die konkreten Maßnahmen sind in Anlage 1 (TOMs) beschrieben.
Der Auftragsverarbeiter nimmt keine weiteren Auftragsverarbeiter ohne vorherige gesonderte oder allgemeine schriftliche Genehmigung des Verantwortlichen in Anspruch. Einzelheiten regelt § 7.
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen:
Nach Beendigung der Verarbeitung löscht der Auftragsverarbeiter alle personenbezogenen Daten oder gibt sie zurück, sofern nicht eine Verpflichtung zur Speicherung besteht. Einzelheiten regelt § 13.
Der Auftragsverarbeiter stellt dem Verantwortlichen alle erforderlichen Informationen zum Nachweis der Einhaltung der in Art. 28 DSGVO niedergelegten Pflichten zur Verfügung und ermöglicht und trägt zu Überprüfungen bei.
Der Verantwortliche ist für die Rechtmäßigkeit der Datenverarbeitung verantwortlich. Er stellt sicher, dass:
Der Verantwortliche hat das Recht, dem Auftragsverarbeiter Weisungen bezüglich der Art, des Umfangs und der Methode der Datenverarbeitung zu erteilen.
Wichtig: Der Verantwortliche ist verpflichtet, seine Endnutzer (Anrufer) über die Verwendung eines KI-Voice-Agents und die damit verbundene Datenverarbeitung zu informieren. Dies sollte idealerweise zu Beginn jedes Gesprächs erfolgen.
Der Verantwortliche benennt eine Kontaktperson für Datenschutzangelegenheiten, die für die Kommunikation mit dem Auftragsverarbeiter zuständig ist.
Der Verantwortliche erteilt hiermit eine allgemeine Genehmigung zur Beauftragung von Unterauftragsverarbeitern gemäß der Liste in Anlage 2.
| Unterauftragnehmer | Leistung | Standort | Datenkategorien |
|---|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. | Server-Hosting, Infrastruktur | EU (Litauen) | Alle Plattformdaten |
| Deepgram, Inc. | Speech-to-Text | USA | Audiodaten |
| OpenAI, LLC | Large Language Model (LLM) | USA | Textdaten, Transkripte |
| Cartesia AI, Inc. | Text-to-Speech | USA | Textdaten |
| Stripe, Inc. | Zahlungsabwicklung | USA/EU | Zahlungsdaten |
| Brevo (Sendinblue) | E-Mail-Versand (optional) | EU (Frankreich) | E-Mail-Adressen |
| Google LLC (Gmail) | E-Mail-Versand (Standard) | USA | E-Mail-Adressen |
| ElevenLabs, Inc. | Text-to-Speech (Alternative) | USA | Textdaten |
Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen über beabsichtigte Änderungen in Bezug auf die Hinzuziehung oder Ersetzung von Unterauftragsverarbeitern mindestens 14 Tage vor der Änderung. Der Verantwortliche kann der Änderung innerhalb dieser Frist widersprechen.
Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass mit allen Unterauftragsverarbeitern Verträge geschlossen werden, die mindestens die gleichen Datenschutzpflichten auferlegen wie dieser AVV.
Wendet sich eine betroffene Person mit Anträgen nach Art. 15-22 DSGVO direkt an den Auftragsverarbeiter, leitet dieser die Anfrage unverzüglich an den Verantwortlichen weiter.
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Erfüllung folgender Rechte:
| Recht | DSGVO-Artikel | Unterstützung durch Vocalis AI |
|---|---|---|
| Auskunft | Art. 15 | Bereitstellung von Datenexporten |
| Berichtigung | Art. 16 | Korrektur von Daten auf Anweisung |
| Löschung | Art. 17 | Löschfunktion im Dashboard / auf Anfrage |
| Einschränkung | Art. 18 | Sperrung von Datensätzen |
| Datenübertragbarkeit | Art. 20 | Export in maschinenlesbarem Format |
| Widerspruch | Art. 21 | Umsetzung nach Weisung |
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen innerhalb von 5 Werktagen nach Eingang einer entsprechenden Anfrage.
Der Verantwortliche hat das Recht, vor Beginn der Verarbeitung und sodann regelmäßig die Einhaltung der technischen und organisatorischen Maßnahmen sowie der Verpflichtungen aus diesem AVV zu überprüfen.
Prüfungen können durchgeführt werden durch:
Vor-Ort-Inspektionen, die über das jährliche Maß von einer Prüfung hinausgehen, werden dem Verantwortlichen zu angemessenen Tagessätzen berechnet.
Vocalis AI stellt folgende Nachweise bereit:
Der Auftragsverarbeiter setzt die folgenden technischen und organisatorischen Maßnahmen gemäß Art. 32 DSGVO um:
Zutrittskontrolle:
Zugangskontrolle:
Zugriffskontrolle:
Trennungskontrolle:
Pseudonymisierung:
Weitergabekontrolle:
Eingabekontrolle:
Verfügbarkeitskontrolle:
Belastbarkeit:
Der Auftragsverarbeiter meldet dem Verantwortlichen unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 24 Stunden nach Kenntniserlangung, jede Verletzung des Schutzes personenbezogener Daten.
Die Meldung enthält mindestens:
Der Auftragsverarbeiter unterstützt den Verantwortlichen bei der Erfüllung seiner Meldepflichten gegenüber der Aufsichtsbehörde (Art. 33 DSGVO) und den betroffenen Personen (Art. 34 DSGVO).
Der Auftragsverarbeiter dokumentiert alle Verletzungen des Schutzes personenbezogener Daten einschließlich aller damit zusammenhängenden Fakten, Auswirkungen und ergriffenen Abhilfemaßnahmen.
Einige der in § 7 genannten Unterauftragsverarbeiter haben ihren Sitz in den USA. Die Übermittlung personenbezogener Daten in die USA erfolgt auf Grundlage von:
| Rechtsgrundlage | Beschreibung | Anbieter |
|---|---|---|
| EU-US Data Privacy Framework | Zertifizierung unter dem DPF-Abkommen | OpenAI, Stripe, Google |
| Standardvertragsklauseln (SCCs) | EU-Kommissionsbeschluss 2021/914 | Deepgram, Cartesia AI, ElevenLabs |
Zusätzlich zu den vertraglichen Garantien werden folgende technische Maßnahmen implementiert:
Der Auftragsverarbeiter informiert den Verantwortlichen unverzüglich, wenn er Kenntnis von Umständen erlangt, die die Rechtmäßigkeit der Datenübermittlung in Drittländer in Frage stellen könnten.
Dieser Abschnitt regelt die zusätzliche Datenverarbeitung im Rahmen des Vocalis AI Partner- und Affiliate-Programms. Er gilt für:
| Datenkategorie | Beispiele | Zweck | Speicherdauer |
|---|---|---|---|
| Partner-Stammdaten | Name, E-Mail, Firma, Steuernummer | Vertragsabwicklung, Provisionsauszahlung | 10 Jahre nach Vertragsende (steuerrechtlich) |
| Zahlungsinformationen | IBAN, PayPal-E-Mail, Stripe Connect ID | Provisionsauszahlung | 10 Jahre nach letzter Auszahlung |
| Tracking-Daten | Link-Clicks, Referrer-URLs, UTM-Parameter, IP-Adresse (gekürzt) | Attribution, Provisionsberechnung | 90 Tage (Cookie-Laufzeit) |
| Attributions-Daten | Partner-ID, Kunde-ID, Registrierungsdatum | Provisionszuordnung | Dauer der Kundenbeziehung + 3 Monate |
| Provisions-/Umsatzdaten | MRR der geworbenen Kunden, Provisionsbeträge, Tier-Level | Provisionsberechnung, Reporting | 10 Jahre (steuerrechtlich) |
| Kommunikationsdaten | E-Mail-Korrespondenz, Support-Tickets | Partner-Support | 3 Jahre nach letztem Kontakt |
Für die Zuordnung von geworbenen Kunden zu Affiliates/Partnern verwendet Vocalis AI ein Cookie-basiertes Tracking:
Cookie-Details:
vocalis_affiliateIm Rahmen der Provisionsberechnung verarbeitet Vocalis AI folgende Daten der durch Affiliates/Partner geworbenen Kunden:
Datenschutz-Hinweis: Affiliates/Partner erhalten keine detaillierten personenbezogenen Daten ihrer geworbenen Kunden. Sie sehen lediglich:
Die Provisions-Tiers und deren Berechnung:
| Tier | Typ | Revenue Share | Berechnungsgrundlage |
|---|---|---|---|
| affiliate_standard | Affiliate | 10% | Kunden-MRR |
| affiliate_premium | Affiliate | 15% | Kunden-MRR |
| partner_reseller | Partner | 20% | 70% Vocalis-Marge |
| partner_agency | Partner | 25% | 70% Vocalis-Marge |
| partner_enterprise | Partner | 30% | 70% Vocalis-Marge |
Bei Kündigung eines geworbenen Kunden innerhalb von 3 Monaten nach Registrierung erfolgt eine Rückforderung bereits ausgezahlter Provisionen. Hierfür werden verarbeitet:
Partner und Affiliates haben das Recht auf:
Bei Beendigung einer Partner-/Affiliate-Vereinbarung:
Fortlaufende Provisionen: Bestehende Attributionen für bereits geworbene Kunden bleiben auch nach Beendigung der Partnerschaft bestehen. Provisionen werden weiterhin ausgezahlt, solange die geworbenen Kunden aktiv sind.
Nach Beendigung des Hauptvertrags wird der Auftragsverarbeiter:
Eine Löschung unterbleibt, soweit:
Der Auftragsverarbeiter stellt sicher, dass auch alle Unterauftragsverarbeiter die Daten entsprechend löschen oder zurückgeben.
Die Haftung für Datenschutzverstöße richtet sich nach Art. 82 DSGVO:
Soweit der Auftragsverarbeiter für einen Schaden haftet, der durch eine Verletzung der Pflichten des Verantwortlichen verursacht wurde, stellt der Verantwortliche den Auftragsverarbeiter von allen Ansprüchen frei.
Die Haftungsbeschränkungen des Hauptvertrags (AGB) gelten entsprechend, soweit dies mit Art. 82 DSGVO vereinbar ist.
Im Falle von Widersprüchen zwischen diesem AVV und anderen vertraglichen Vereinbarungen hat dieser AVV in Bezug auf den Datenschutz Vorrang.
Änderungen und Ergänzungen dieses AVV bedürfen der Textform. Dies gilt auch für die Aufhebung dieses Formerfordernisses.
Sollten einzelne Bestimmungen dieses AVV unwirksam sein oder werden, bleibt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen unberührt.
Dieser AVV unterliegt dem Recht der Bundesrepublik Deutschland.
Ausschließlicher Gerichtsstand für alle Streitigkeiten aus diesem AVV ist – soweit gesetzlich zulässig – München, Deutschland.
| Unternehmen | Adresse | Leistung | Garantie |
|---|---|---|---|
| Hostinger International Ltd. | Švitrigailos str. 34, Vilnius, Litauen | Cloud-Hosting | AVV, EU |
| Deepgram, Inc. | 548 Market St, San Francisco, CA, USA | Speech-to-Text API | SCCs, DPA |
| OpenAI, LLC | 3180 18th Street, San Francisco, CA, USA | Large Language Model | DPF, DPA |
| Cartesia AI, Inc. | San Francisco, CA, USA | Text-to-Speech API | SCCs, DPA |
| Stripe, Inc. | 510 Townsend Street, San Francisco, CA, USA | Zahlungsabwicklung | DPF, DPA |
| Brevo (Sendinblue SAS) | 106 boulevard Haussmann, 75008 Paris, Frankreich | E-Mail-Service (optional) | AVV, EU |
| Google LLC (Gmail SMTP) | 1600 Amphitheatre Parkway, Mountain View, CA, USA | E-Mail-Versand (Standard) | DPF, DPA |
| ElevenLabs, Inc. | New York, NY, USA | Text-to-Speech API (Alternative) | SCCs, DPA |
Stand: Februar 2026
Legende: AVV = Auftragsverarbeitungsvertrag, DPA = Data Processing Agreement, SCCs = Standard Contractual Clauses, DPF = EU-US Data Privacy Framework
Verantwortlicher im Sinne der DSGVO für die Verarbeitung der Partner- und Affiliate-Daten ist:
Jonas Reichert LLC (Vocalis AI)
E-Mail: partner@vocalis-ai.de
| Verarbeitungszweck | Rechtsgrundlage | DSGVO-Artikel |
|---|---|---|
| Partnervertrag, Provisionsberechnung | Vertragserfüllung | Art. 6 Abs. 1 lit. b |
| Steuerliche Aufbewahrung | Rechtliche Verpflichtung | Art. 6 Abs. 1 lit. c |
| Cookie-Tracking für Attribution | Berechtigtes Interesse | Art. 6 Abs. 1 lit. f |
| Partner-Newsletter (optional) | Einwilligung | Art. 6 Abs. 1 lit. a |
Im Partner-Programm finden folgende automatisierte Entscheidungen statt:
Partner haben das Recht, eine manuelle Überprüfung dieser Entscheidungen zu verlangen.
Affiliates und Partner erhalten ausschließlich folgende Daten über ihre geworbenen Kunden:
| Datenkategorie | Format | Beispiel |
|---|---|---|
| Anzahl aktiver Kunden | Aggregiert | „5 aktive Kunden" |
| Monatliche Provision | Betrag | „€127,50" |
| Conversion Rate | Prozent | „4,2%" |
| Link-Statistiken | Aggregiert | „152 Klicks, 6 Trials, 5 Conversions" |
Keine Übermittlung von: Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Nutzungsdetails, Transkripten oder sonstigen personenbezogenen Daten der Endkunden.
| Datenkategorie | Speicherdauer | Rechtsgrundlage |
|---|---|---|
| Partner-Stammdaten | Dauer der Partnerschaft + 10 Jahre | § 147 AO (Steuerrecht) |
| Provisionsabrechnungen | 10 Jahre | § 147 AO (Steuerrecht) |
| Tracking-Cookies | 90 Tage | Vertragserfüllung |
| Link-Statistiken | 3 Jahre | Berechtigtes Interesse |
| Audit-Logs | 10 Jahre | Berechtigtes Interesse, Compliance |
Für Fragen zum Datenschutz im Partner-/Affiliate-Programm:
E-Mail: partner@vocalis-ai.de
Betreff: „DSGVO – [Ihr Anliegen]"
Stand: Februar 2026
Vertragsschluss: Dieser AVV wird mit der Registrierung bei Vocalis AI und der Bestätigung der AGB wirksam geschlossen. Eine separate Unterschrift ist nicht erforderlich (Art. 28 Abs. 9 DSGVO – elektronische Form).
Stand: 3. Februar 2026 | Version 1.2
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